P.G.W. Keen [1] opracował metodę służącą planowaniu i podejmowaniu decyzji związanych z procesami w firmie. Metoda ta nazwana została inwestowaniem w procesy biznesowe (Business Process Investment) i jest dobrym narzędziem do identyfikacji tych procesów, których zmiany byłyby najbardziej opłacalne. BPI polega na tym, że specjaliści pracujący nad badaniem procesów wybierają te procesy, w przypadku których dokonanie zmian może dać firmie korzyści ekonomiczne, a następnie po dokonaniu dokładnej analizy poszczególnych procesów proponują dokonanie właściwego wyboru zmian w procesach oraz przedstawiają ewentualne konsekwencje tych zmian, czyli korzyści lub zagrożenia z nich wynikające.
P.G.W. Keen proponuje powiązanie kilku metod przy reorganizacji procesów. Pozwala to na zoptymalizowanie korzyści wynikających z zastosowania różnych narzędzi oraz dostosowanie konkretnej metody do danego procesu. Dla każdego procesu można zastosować różne metody. Wśród zaproponowanych przez Keen’a metod są m.in.:
- zarządzanie przez jakość,
- reorganizacja procesów,
- konkurencja czasowa,
- ucząca się organizacja (benchmarking),
- organizacja zespołowa,
- organizacja sieciowa,
- ograniczanie działalności.
Najważniejsze założenia, jakie należy przyjąć przy reengineeringu procesów w firmie, to:
- Świadomość kierownictwa firmy dotycząca konieczności przeprojektowania struktury organizacyjnej firmy,
- Potraktowanie organizacji jako systemu otwartego na otoczenie, który musi być zintegrowany z klientem,
- Zaadoptowanie organizacji zorientowanej na procesy, które są realizowane w jej działalności,
- Odrzucenie starych zwyczajów i zaadoptowanie nowych rozwiązań,
- Odrzucenie scentralizowanego procesu kontroli i zarządzania na rzecz stylu zarządzania poprzez delegowanie uprawnień na operacyjnym szczeblu zarządzania,
- Wspieranie większych zespołów zadaniowych, w których każdy uczestnik miałby wielorakie umiejętności,
- Zaangażowanie całego personelu w procesie dokonywania zmian,
- Kontrola na każdym etapie dokonywania zmian w firmie,
- Dokonanie analizy elementów składowych łańcucha wartości oraz identyfikacja występujących w nim procesów,
- Powołanie zespołu specjalistów spośród kadry kierowniczej do kontroli podczas opracowania planów i wdrażania reengineeringu,
- Uwzględnienie istniejących ograniczeń,
- Analiza zdefiniowanych procesów w celu polepszenia efektywności firmy.
[1] Keen P.G.W, Knapp E.M. “Every Manager’s Guide to Business Processes” Harvard Business School Press, 1996.