Opierając się na cyklu Deminga dotyczącym zarządzania przedsiębiorstwem należy wyjść od funkcji planowania. Bez względu na to, czy podejmowane przedsięwzięcie jest w fazie początkowej, czy też działającym już koncernem, czas spędzony na planowaniu może decydować o tym, czy przedsięwzięcie okaże się sukcesem czy porażką. Planowanie jest procesem ciągłym i efektem jest przygotowanie szczegółowego "rozpracowania" celów, środków działania, metod kierowania i wykonania podstawowego dokumentu stosowanego w gospodarce rynkowej, czyli biznesplanu. Pojęcie „biznesplan” pochodzi z języka angielskiego (business plan) i oznacza ogólnie plan, projekt interesu, przedsięwzięcia. Możemy rozumieć też go jako plan działania przedsiębiorstwa lub długoterminowy plan inwestycyjny czy plan rozwoju firmy.
Definicja biznesplanu opisuje go jako zestaw opisów, analiz i prognoz, które obrazują cele firmy i sposoby ich osiągania, uwzględniając wszelkie istniejące uwarunkowania: finansowe, rynkowe, organizacyjne, technologiczne, kadrowe, marketingowe. Właściwie opracowany biznesplan ujawnia słabe i mocne strony pomysłu, sprawdza jego realność, ułatwia przedsiębiorcy osiągnąć wyznaczony cel, ułatwia przedsiębiorstwu funkcjonowanie na rynku. Można pokrótce określić go jako wstępną weryfikacja pomysłu przedsiębiorstwa. Obejmuje zwykle sytuację bieżącą oraz okres trzech do pięciu lat. Warto podkreślić, że jest on planem menedżerów, który określa ich zdolność do podejmowania skutecznych działań zmierzających do trwałego usytuowania się na rynku, czyli finansowo efektywnego połączenia okazji rynkowych z możliwościami firmy. Biznesplan pomaga zdefiniować pomysł, ocenić konkurencję, rozważyć ryzyko i oszacować koszty. Skróconą jego wersję, nazywaną czasami private offering (własną ofertą), przygotowuje się często w postaci skróconego ujęcia przedsięwzięcia, w celu zaprezentowania go pierwszym inwestorom. Biznesplan wspomaga zarządzanie wszystkimi przedsięwzięciami realizowanymi przez danym podmiot. Biorąc pod uwagę funkcję, jakie spełnia, jest pomocny w: konkretyzowaniu strategii działania, ustalaniu metod i sposobów osiągania ustalonych celów, kontrolowaniu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, kontrolowaniu przebiegu wykonywania projektów przez dany podmiot
Kiedy sporządzamy biznesplan? Najczęściej są to następujące sytuacje:
- przy zakładaniu nowego przedsiębiorstwa
- podczas łączenia lub przekształceń własnościowych przedsiębiorstw
- w trakcie próby uzyskania zewnętrznych środków na finansowanie swojej działalności (kredyt, pożyczka)
- przy opracowywaniu wniosku o dofinansowanie z funduszy strukturalnych
- w okresie przeprowadzania zmian (np. zmiana formy własności lub profilu działalności)