W wyniku podpisania umowy outsourcingowej zleceniodawca może odnieść wiele korzyści. W zależności od tego w jakiej sferze działalności firmy będzie obowiązywał outsourcing mogą to być następujące korzyści:
Obniżenie kosztów, ponieważ nie musi ponosić kosztów związanych z stworzeniem i utrzymaniem stanowiska pracy, kosztów ubezpieczeń zdrowotnych, emerytalnych, szkolenia pracownika.
Powierzenie czynności organizacji firmy grupie fachowców, którzy wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem przewyższają zwykle naszych pracowników. Firma outsourcingowa wykonując podobne czynności w wielu firmach może zatrudnić fachowców, ponieważ jest konkurencyjna płacowo.
Uzyskamy większą stabilność opieki nad powierzonym majątkiem i funkcjami organizacyjnymi naszej firmy – brak uzależnienia od choroby, urlopu, opieki nad dzieckiem.
Możliwość korzystania z usług ekspertów o dużym doświadczeniu i fachowości, których zatrudnienie byłoby zbyt drogie i nieracjonalne.
Umowa z firma outsourcingową to więcej niż zatrudnienie pojedynczego fachowca. Specjalista skierowany do współpracy z przedsiębiorstwem korzysta z całej wiedzy zgromadzonej w firmie doradczej, z firmowych baz danych oraz innych ekspertów.
Możliwość obejścia blokady etatów. Przy wykonywaniu pracy specjalista korzysta ze stanowiska [racy, oprzyrządowania i oprogramowania firmy outsourcingowej.
Bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy. W przeciwieństwie do pracownika zatrudnionego na etacie firma w ramach outsourcingu pracuje wtedy, gdy jest coś do zrobienia. Nie liczy godzin nadliczbowych, a jeśli istnieje taka potrzeba pracuje również w soboty i niedziele.
Nie występuje uzależnienie firmy od osoby, która ma dostęp do informacji poufnych i może w przypadku ewentualnych konfliktów czynić szkody w firmie.
Łatwy dostęp do najnowszych technologii informatycznych, w przypadku outsourcingu informatycznego.
Uwalnia osoby zarządzające przedsiębiorstwem od czasochłonnych czynności administracyjnych i umożliwia koncentrację uwagi na podstawowej działalności firmy.
Pozwala utrzymać pożądany poziom etatów, zapewniając jednocześnie wystarczającą liczbę odpowiednio wykwalifikowanego personelu.
Pomaga w zwiększaniu wydajności wszystkich komórek organizacyjnych firmy, dzięki oddelegowaniu rutynowych i czasochłonnych zadań na zewnątrz.
Zapewnia wysoką jakość usług w oparciu o dotychczasowe doświadczenia oraz specjalizację firm świadczących omawiane usługi.
Może wpłynąć na wyraźne zmniejszenie wysokości inwestycji, bo płacisz za usługę, a nie musisz inwestować w infrastrukturę. W każdym razie nie ma potrzeby natychmiastowego i trwałego angażowania kapitału firmy w sferę obsługiwaną przez outsourcing.
Ryzyko starzenia się technologii spada na barki firmy outsourcingowej.
Możliwość dostępu do najnowszych osiągnięć z dziedziny zarządzania i organizacji.
Wsparcie telefoniczne, możliwość korzystania z najnowszych osiągnięć z dziedziny przesyłania usług teleinformatycznych itp.
Powodzenie umowy outsourcingowej.
Powodzenie umowy outsourcingowej zależy w dużej części od początkowej jej fazy. Outsourcing powinien być wdrażany etapami i wszystkie te etapy powinny być w miarę precyzyjnie zapisane w umowie. Przejęcie opieki nad określoną sferą działalności firmy przez drugą firmę wymaga dobrego poznania się i zdobycia zaufania przez obie strony umowy outsourcingowej. Najlepiej prześledzić tę fazę na przykładzie firmy informatycznej Xart.
Etapy wdrożenia umowy outsourcingowej.
Inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania używanego przez zleceniodawcę.
Podpisanie „Umowy Serwisowej i Administracyjnej” na okres trzech miesięcy. W tym okresie zazwyczaj następuje uporządkowanie systemy informatycznego klienta oraz wypracowanie procedur współpracy obu stron z uwzględnieniem lokalnej specyfiki.
Po upływie trzech miesięcy strony analizują przebieg i warunki dotychczasowej współpracy i wprowadzają w miarę potrzeby poprawki do umowy.
Stała opieka nad systemem informatycznym Zleceniodawcy zgodnie z podpisaną „Stałą Umową Opieki Serwisowej i Administracyjnej”.
Główne elementy umowy outsourcingowej:
Umowa długookresowa stała.
Wynagrodzenie stałe zryczałtowane, płatność w ratach miesięcznych, a dodatkowo wynagrodzenia za każdą godzinę przeprowadzoną ponad uzgodniony limit.
Wady umów outsourcingowych.
Klienci decydując się na outsourcing muszą sobie uświadomić, że istnieje niebezpieczeństwo, iż firma outsourcingowa nie wywiąże się z wcześniej uzgodnionych zobowiązań, zrealizuje usługę w mniejszym zakresie lub nie dotrzyma terminów umowy. Zawsze istnieje zagrożenie, że usługodawca może w sposób nieuczciwy wykorzystać klienta. Ponieważ usługobiorca pokrywa koszty działalności firmy outsourcingowej, to w przypadku jej dominacji na lokalnym rynku usług nie stara się minimalizować swoich kosztów, narażając klienta na dodatkowe, częste zbędne wydatki.
Odbiorca usług firmy outsourcingowej powinien dbać o to aby stale kontrolować jakość oferowanych usług i mieć zasadniczy wpływ na decyzje dotyczące kierunków rozwoju informatyzacji. Jeśli bowiem zarząd przedsiębiorstwa straci panowanie nad systemami informatycznymi, może także utracić kontrolę nad całą działalnością podstawową. W skrajnym przypadku firma outsourcingowa może zacząć zachowywać się jak konkurent swojego klienta lub dążyć do przejęcia jego firmy, albo też nadużyć swych uprawnień i wykorzystać dostęp do informacji (np. do planu finansowego) we współpracy z innymi przedsiębiorstwami. Klient może mieć również trudności z porzuceniem tej formy współpracy, ponieważ jest to bardzo kłopotliwe.
Można stwierdzić, że outsourcing nie może oznaczać całkowitej rezygnacji z kontroli systemu informatycznego przedsiębiorstwa. Mimo, że wykonawca tego typu usług zarządza systemem informatycznym zleceniodawcy i odpowiada za wykonanie codziennych zadań, to kierownictwo przedsiębiorstwa musi stale go kontrolować.