Rola planowania w przedsiębiorstwie

  Wiele osób zadaje sobie pytanie, w jaki sposób biznesmeni robią interesy? Od czego zaczynają działalność? Jakie firmy zdobywają klientów, zwyciężają konkurencję, jak promują swoją działalność? W jaki sposób menedżer zabiera się do zarządzania firmą?     Jeśli nie chcemy stosować metody prób i błędów, licząc na szczęśliwy przypadek, musimy odpowiednio ukierunkować naszą aktywność. Właściwe ukierunkowanie działań, czyli takie, które najprawdopodobniej przyniesie firmie sukces w przyszłości, zależy od dobrze sporządzonego planu działania, planu, w którym cele i sposoby ich osiągnięcia są oparte na trafnie rozpoznanym układzie przyszłych warunków i środków [Krzakiewicz (red), 1994, s.51]. Planowanie polega w dużej mierze na decydowaniu o podjęciu działań zorientowanych na wywoływanie zjawisk (zdarzeń, faktów), które by samoistnie nie zaistniały. Mimo że rzadko zdarza się dokładnie przewidzieć przyszłość przedsiębiorstwa, a czynniki zewnętrzne mogą przeszkadzać w realizacji nawet najlepiej sformułowanych planów, zdarzenia nieplanowe byłyby po prostu pozostawione losowi. Planowanie jest więc procesem polegającym na świadomym ustalaniu kierunków działania oraz podejmowaniu decyzji opartych na celach, faktach i dobrze przemyślanych ocenach (Barrow, 1992, s.12). Istotę planowania można również wyjaśnić wskazując na cztery podstawowe zasady wiążące się z tą funkcją zarządzania. Janusz Gościński [1982, s. 182 i nast.] twierdzi, że podstawową cechą planu jest celowość. Każdy bowiem plan formułowany jest dla zapewnienia sprawnej realizacji postawionego celu. Bez planu funkcjonowanie dowolnej organizacji stałoby się zbiorem przypadkowo podejmowanych działań.   Drugą z kolei zasadą jest prymat planowania. Planowanie jest podstawą wszystkich innych funkcji zarządzania. Bez planowania nie ma dobrego organizowania, zarządzania zasobami ludzkimi i kontroli. Szczególnie istotne staje się planowanie dla kontroli. Żaden menedżer nie może kontrolować działania, które nie zostało zaplanowane, gdyż rdzeń koncepcji kontroli polega na korygowaniu odchyleń od planu (zob. następny rozdział. Kolejną zasadą procesu planowania jest jego kompletność. Planowanie musi być funkcją każdego menedżera na każdym szczeblu zarządzania, wtedy dopiero staje się użytecznym narzędziem w osiąganiu celów. Plany tworzone na różnych szczeblach decyzyjnych w organizacji muszą być ze sobą zintegrowane, aby przyczyniały się do podejmowania trafnych decyzji, osiągania zamierzeń oraz bieżącej kontroli ich realizacji. Zgodnie z ostatnią zasadą, plany muszą być skuteczne we wdrożeniu. Plan staje się skuteczny, gdy realizując go osiąga się cel przy minimum niepożądanych konsekwencji i przy wynikach przewyższających nakłady. Dążenie do zapewnienia skuteczności planowania determinuje wybór horyzontu planowania. Kompleksowy proces planowania jest sekwencyjny i obejmuje: prognozowanie, programowanie i tworzenie planu.
   Prognozowanie polega na naukowym przewidywaniu przyszłych zjawisk i procesów. Prognoza jest informacją o najbardziej prawdopodobnym kształcie przyszłości. Plan, jako zbiór decyzji, zakłada aktywne kształtowanie rozwoju firmy i oddziaływanie na rozwój w kierunkach uznanych za pożądane. Programowanie jest zespołem czynności zmierzających do ustalenia sformalizowanego opisu celów działalności organizacji oraz określenia optymalnych środków ich realizacji [Pietrzkiewicz, 1970, s. 28]. Tworzenie planu także dotyczy projektowania przyszłej działalności przedsiębiorstwa. Czym zatem różni się programowanie od planowania i program od planu? Głównie tym, że opracowuje się kilka programów (wariantów), plan natomiast jest jeden.